Executive Assistant

Vi söker en Executive Assistant till en familjeägd företagsgrupp med verksamhet inom hotell och fastighet. Efter drygt 20 år av entreprenöriell utveckling går verksamheten in i en ny fas, där etablerade verksamheter ska utvecklas vidare och arbetssätt och strukturer stärkas för framtiden.

I rollen arbetar du nära ägare och ledning och får en bred inblick i verksamheten. Ditt uppdrag är att skapa struktur, driva frågor framåt och bidra till att idéer och beslut omsätts i handling.

Arbetsområdet är brett. Ena stunden tar du fram ett underlag inför ett möte, nästa koordinerar du en fråga mellan externa rådgivare och verksamheten. Däremellan följer du upp sådant som beslutats, löser en praktisk fråga eller tar reda på något som ingen riktigt vet svaret på ännu.

Du behöver inte kunna allt från början. Däremot behöver du vara bra på att ta reda på det.

Om verksamheten

Vi är en familjeägd företagsgrupp med verksamhet inom hotell och fastighet. Sedan drygt 20 år driver vi boutiquehotell i unika historiska fastigheter i bl.a. Stockholms innerstad. Idag omfattar verksamheten sju hotell samt fastigheter med huvudsaklig koppling till hotellverksamheten. Därutöver arbetar vi med vissa hotell- och fastighetsutvecklingsprojekt internationellt.

Företagsgruppen står idag mitt i ett generationsskifte. Ambitionen är att kombinera det entreprenöriella arbetssätt som byggt verksamheten med mer struktur, tydligare processer och ett långsiktigt perspektiv. Korta beslutsvägar, närhet mellan ägare och verksamhet och höga krav på kvalitet ska fortsatt prägla hur vi arbetar.

Om rollen

Ditt uppdrag är i grunden enkelt: att frigöra tid för ägare och ledning och bidra till att verksamheten fungerar bättre.

Du kommer in i ett skede där arbetssätt och strukturer utvecklas. Rollen handlar därför inte bara om att administrera det som redan finns. Du förväntas också att med lyhördhet se vad som kan göras tydligare, enklare eller mer effektivt och bidra till arbetssätt som fungerar över tid.

Du förbereder, koordinerar och följer upp. Du håller ihop frågor som annars riskerar att hamna mellan stolarna och hjälper till att omvandla idéer, beslut och lösa trådar till konkreta nästa steg.

Arbetet kan bland annat innebära att du:

• planerar, förbereder och följer upp möten och aktiviteter
• håller ordning på deadlines, åtaganden och beslut
• tar fram information, gör research och sammanställer underlag
• koordinerar frågor med konsulter, leverantörer, rådgivare och andra externa parter
• hjälper till i projekt och olika verksamhetsinitiativ
• hanterar löpande administrativa och praktiska frågor
• ser till att beslut och överenskommelser följs upp och förs vidare.

Du kommer att få både tydliga och mindre tydliga uppdrag. Ibland finns en färdig instruktion. Andra gånger är uppdraget snarare: ”Kan du ta reda på det här och återkomma med vad vi behöver veta?”

Det senare trivs du med.

Vem vi tror att du är

Du har några års kvalificerad arbetslivserfarenhet och är van att ta ansvar för mer än din egen att-göra-lista. Kanske arbetar du idag som Executive Assistant, VD-assistent, management assistant eller koordinator. Du kan också ha en bakgrund inom exempelvis projekt, juridik, konsultverksamhet eller administration och känna att du vill närmare verksamheten och besluten.

Din exakta titel är mindre viktig. Det viktiga är hur du arbetar.

Du är strukturerad utan att vara rigid. Du kan sortera i stora mängder information och förstå vad som faktiskt är relevant. Du ser vad som behöver göras, följer upp utan att bli ombedd och har gott omdöme kring vad du kan lösa själv och vad som behöver stämmas av.

Du har också den prestigelöshet som krävs för en bred roll. Du kan lägga tid på ett genomarbetat underlag inför ett viktigt möte och därefter lösa en praktisk detalj som behöver bli fixad samma eftermiddag. Båda delarna är en del av jobbet.

Du trivs med att planera och skapa ordning, men är samtidigt bekväm med att förutsättningarna kan ändras snabbt och att dagens prioriteringar inte alltid är desamma som gårdagens.

Eftersom du kommer att arbeta nära ägare och ledning och få insyn i många delar av verksamheten behöver du ha hög integritet och förstå värdet av diskretion.

Erfarenhet och utbildning

Vi tror att du har några års relevant arbetslivserfarenhet och har visat att du kan ta ansvar, snabbt sätta dig in i nya frågor och leverera med hög kvalitet.

Vi ser gärna att du har en akademisk examen. Vilket ämne du har studerat är mindre viktigt. För oss är en genomförd högskole- eller universitetsutbildning framför allt ett tecken på att du har förmågan att ta till dig komplex information, arbeta självständigt och strukturerat och slutföra det du påbörjar.

Samtidigt vet vi att de förmågorna kan utvecklas och visas på andra sätt. Relevant och väl vitsordad arbetslivserfarenhet kan därför visa på samma förmågor som en akademisk examen.

Du behöver uttrycka dig mycket väl på svenska och engelska och vara en trygg användare av framför allt Word, Excel, PowerPoint och Outlook. Du har lätt för digitala verktyg och kan snabbt orientera dig i system du inte tidigare arbetat i.

Erfarenhet från hotell, fastighet eller en ägarledd verksamhet är positivt, men inget krav.

En roll att växa med

Det här är inte en roll med en färdig femårsplan.

Till en början ligger tyngdpunkten på att bli ett riktigt bra stöd till ägare och ledning, förstå verksamheterna och skapa struktur i det löpande arbetet. I takt med att du lär känna verksamheten och bygger förtroende kan du få större mandat och ta ett mer självständigt ansvar för frågor, processer och projekt.

För rätt person kan rollen med tiden utvecklas mot exempelvis projektledning, verksamhetskoordinering eller en bredare operativ roll nära ägare och ledning.

Det viktiga för oss är därför inte bara vad du redan har gjort. Vi är minst lika intresserade av hur snabbt du förstår nya saker, vilket omdöme du har och hur mycket ansvar du kan växa in i.

Varför den här rollen?

Du kommer in i en etablerad verksamhet som samtidigt befinner sig i förändring. Det ger möjlighet att både lära känna en verksamhet med lång historia och vara med och utveckla hur den ska fungera framåt.

Du får en ovanligt bred inblick i hur hotell, fastigheter, bolag och projekt faktiskt drivs. Rollen passar dig som är nyfiken och vill förstå hur olika delar av en verksamhet hänger ihop, snarare än att tidigt välja en smal specialistväg.

I takt med att du lär känna verksamheten finns goda möjligheter att växa med uppgiften och ta ett allt större ansvar.

Ansökan: applications@hellsten.se